Kako prepoznati je li Vaše računovodstvo zaista ažurno?

Zašto «ažurno» znači više od «proknjiženo»

Mnogi poduzetnici računovodstvo vide kao obvezu za poreznu prijavu. Zato se često ažurira tek kada dospijeva godišnji zaključak. Tada je potpuno, ali beskorisno za odluke tijekom godine. Tko tek u travnju sazna da je prošla godina prošla lošije od očekivanog, više ništa ne može promijeniti.

Ažurno računovodstvo u svakom trenutku odgovara na tri pitanja: koliko je novca stvarno raspoloživo? Tko meni što duguje, a što ja dugujem? Zarađuje li tvrtka ove godine?

Deset znakova ažurnog računovodstva

1. Bankovni računi su usklađeni. Na kraju svakog mjeseca stanje u knjigama odgovara bankovnom izvodu, za svaki račun i svaku kreditnu karticu.
2. Otvorene fakture su točne. Popis otvorenih faktura kupaca i dobavljača odgovara stvarnosti, bez starih stavki koje su odavno plaćene.
3. PDV je usklađen. Obračun se izrađuje iz računovodstva i provjerava s njim. Dospijeva u roku od 60 dana nakon kraja obračunskog razdoblja.
4. Plaće se podudaraju. Obračun plaća, financijsko računovodstvo i prijave socijalnim osiguranjima pokazuju iste brojke.
5. Dokumenti su potpuni. Svako knjiženje ima dokument, digitalno pohranjen i lako pronalažljiv. Knjige i dokumenti moraju se čuvati deset godina.
6. Račun vlasnika je uredan. Privatni troškovi koje plaća tvrtka, troškovi i zajmovi sljedivo su evidentirani na tekućem računu.
7. Mjesec se brzo zaključuje. Brojke su dostupne najkasnije dva do tri tjedna nakon kraja mjeseca.
8. Razgraničenja su proknjižena. Velike fakture koje pokrivaju više mjeseci raspoređuju se, tako da su mjesečni rezultati usporedivi.
9. Postoji pogled unaprijed. Iz tekućih brojki može se izvesti likvidnost za sljedeće tjedne.
10. Vi čitate brojke. Barem jednom mjesečno pogledate prihod, troškove, rezultat i likvidnost, najbolje u usporedbi s prethodnom godinom ili proračunom.

Samoprovjera

Samoprovjera

Koliko je Vaše računovodstvo ažurno?

Označite što danas vrijedi za Vašu tvrtku.

Svi bankovni računi usklađeni su do kraja prošlog mjeseca. Popis otvorenih faktura kupaca je točan, a stare stavke su raščišćene. Posljednji obračun PDV-a izrađen je iz računovodstva i usklađen. Obračun plaća i financijsko računovodstvo pokazuju iste iznose plaća. Svako knjiženje ima digitalno pohranjen dokument. Privatni i poslovni troškovi jasno su odvojeni. Brojke za mjesec dostupne su najkasnije tri tjedna kasnije. Svaki mjesec vidim prihod, rezultat i likvidnost.

Tipični znakovi upozorenja

• Knjige se ažuriraju samo jednom godišnje za godišnji zaključak.
• PDV redovito zahtijeva ispravke ili naknadna plaćanja.
• Stanje na bankovnom računu Vas iznenađuje, pozitivno ili negativno.
• Kupci dobivaju opomene iako su platili, ili fakture ostaju neplaćene, a da to nitko ne primijeti.
• Banka traži međuzaključak, a njegova izrada traje tjednima.

Kako računovodstvo održati ažurnim

Svaki tjedan

• Dokumente digitalno bilježiti, primjerice aplikacijom ili skeniranjem, umjesto da se skupljaju
• Plaćanja proknjižiti ili ih automatski uvesti s bankovnog računa

Svaki mjesec

• Uskladiti bankovne račune i kreditne kartice
• Pregledati otvorene stavke i poslati opomene
• Proknjižiti plaće i uskladiti ih s obračunom plaća
• Kratko pogledati prihod, rezultat i likvidnost

Svako tromjesečje

• Izraditi, uskladiti i pravodobno predati obračun PDV-a
• Provjeriti razgraničenja i izraditi međurezultat

Suvremeni programi poput Bexia, Abacusa, Banane, Xera ili Infoniqe preuzimaju velik dio posla: bankovni podaci uvoze se automatski, a dokumenti se bilježe fotografijom. Odlučujuće ostaje, međutim, da netko redovito usklađuje i provjerava brojke.

Kako Vas podržavam

Vodim Vaše financijsko računovodstvo ili preuzimam provjeru i godišnji zaključak ako knjige vodite unutar tvrtke. Ako računovodstvo zaostaje, najprije ga dovodim u ažurno stanje, a zatim postavljam rutinu koja odgovara Vašoj tvrtki. Rezultat je godišnji zaključak koji je održiv pred poreznom upravom, bankom i revizijom.