Woran erkennen Sie, ob Ihre Buchhaltung wirklich aktuell ist?
Alle Belege sind verbucht, die Steuererklärung ist eingereicht, also ist die Buchhaltung in Ordnung? Nicht unbedingt. Eine aktuelle Buchhaltung zeigt jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht. Zehn Zeichen, an denen Sie das erkennen, und ein Selbsttest.
- Eine Buchhaltung ist nicht schon aktuell, wenn alle Belege erfasst sind. Aktuell ist sie, wenn Bankkonten, offene Rechnungen und Mehrwertsteuer abgestimmt sind und die Zahlen ein verlässliches Bild ergeben.
- Der beste Test: Könnten Sie heute einer Bank einen Zwischenabschluss vorlegen, ohne vorher zwei Wochen aufzuräumen?
- Mit einem festen Monatsrhythmus bleibt die Buchhaltung aktuell, und der Jahresabschluss wird zur Formsache.
Warum «aktuell» mehr ist als «verbucht»
Viele Unternehmer sehen in der Buchhaltung eine Pflicht für die Steuererklärung. Sie wird deshalb oft erst nachgeführt, wenn der Abschluss ansteht. Dann ist sie zwar vollständig, aber für Entscheide unter dem Jahr nutzlos. Wer erst im April erfährt, dass das letzte Jahr schlechter lief als gedacht, kann nichts mehr ändern.
Eine aktuelle Buchhaltung beantwortet jederzeit drei Fragen: Wie viel Geld ist wirklich verfügbar? Wer schuldet mir was, und was schulde ich? Verdient das Unternehmen in diesem Jahr Geld?
Zehn Zeichen einer aktuellen Buchhaltung
- Bankkonten sind abgestimmt. Der Saldo in der Buchhaltung stimmt Ende Monat mit dem Bankauszug überein, für jedes Konto und jede Kreditkarte.
- Offene Rechnungen stimmen. Die Liste der offenen Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen entspricht der Wirklichkeit, ohne alte Posten, die längst bezahlt sind.
- Die Mehrwertsteuer ist abgestimmt. Die Abrechnung wird aus der Buchhaltung erstellt und mit den Konten abgeglichen. Sie ist innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig.
- Löhne passen zusammen. Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und die Meldungen an die Sozialversicherungen ergeben dieselben Zahlen.
- Belege sind vollständig. Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg, digital abgelegt und auffindbar. Geschäftsbücher und Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Das Konto mit dem Inhaber ist sauber. Private Ausgaben über die Firma, Spesen und Darlehen sind auf dem Kontokorrent nachvollziehbar erfasst.
- Der Monat ist schnell abgeschlossen. Spätestens zwei bis drei Wochen nach Monatsende liegen die Zahlen vor.
- Abgrenzungen werden gemacht. Grosse Rechnungen, die mehrere Monate betreffen, werden verteilt, damit die Monatsergebnisse vergleichbar sind.
- Es gibt einen Blick nach vorne. Aus den aktuellen Zahlen lässt sich die Liquidität der nächsten Wochen ableiten.
- Sie lesen die Zahlen. Mindestens einmal im Monat sehen Sie Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität, idealerweise im Vergleich zum Vorjahr oder Budget.
Selbsttest
Wie aktuell ist Ihre Buchhaltung?
Kreuzen Sie an, was heute für Ihr Unternehmen zutrifft.
Typische Warnsignale
- Die Buchhaltung wird nur einmal im Jahr für den Abschluss nachgeführt.
- Bei der Mehrwertsteuer gibt es regelmässig Korrekturen oder Nachzahlungen.
- Der Kontostand auf der Bank überrascht Sie, positiv oder negativ.
- Kunden werden gemahnt, obwohl sie bezahlt haben, oder umgekehrt bleiben Rechnungen unbemerkt offen.
- Die Bank fragt nach einem Zwischenabschluss, und es dauert Wochen, bis er vorliegt.
So bleibt die Buchhaltung aktuell
Jede Woche
- Belege digital erfassen, etwa per App oder Scan, statt sie zu sammeln
- Zahlungen verbuchen oder automatisch aus dem Bankkonto einlesen
Jeden Monat
- Bankkonten und Kreditkarten abstimmen
- Offene Posten prüfen und Mahnungen auslösen
- Löhne verbuchen und mit der Lohnbuchhaltung abgleichen
- Kurzer Blick auf Umsatz, Ergebnis und Liquidität
Jedes Quartal
- MWST-Abrechnung erstellen, abstimmen und fristgerecht einreichen
- Abgrenzungen prüfen und ein Zwischenergebnis erstellen
Moderne Programme wie Bexio, Abacus, Banana, Xero oder Infoniqa nehmen dabei viel Arbeit ab: Bankdaten werden automatisch eingelesen, Belege per Foto erfasst. Entscheidend bleibt aber, dass jemand regelmässig abstimmt und die Zahlen prüft.
Wie ich Sie unterstütze
Ich führe Ihre Finanzbuchhaltung oder übernehme Kontrolle und Abschluss, wenn Sie intern buchen. Ist die Buchhaltung im Rückstand, bringe ich sie zuerst auf den aktuellen Stand und richte danach einen Rhythmus ein, der zu Ihrem Unternehmen passt. Am Ende steht eine Jahresrechnung, die vor Steuerbehörde, Bank und Revisionsstelle besteht.
Igor Pavlovic ist Treuhänder und Revisor in Luzern. Er begleitet Unternehmer und vermögende Privatpersonen in Steuern, Nachfolge und Revision, auch bei Sachverhalten mit Auslandbezug.