Treuhänder wechseln: So gelingt die Übergabe ohne unnötige Lücken
Ein Treuhänderwechsel ist weniger aufwendig, als viele denken. Damit nichts verloren geht, braucht es aber eine geordnete Übergabe: Unterlagen, Zugänge, Fristen und die Arbeiten, die gerade in Arbeit sind.
- Ein Treuhandmandat lässt sich grundsätzlich jederzeit kündigen. Der beste Zeitpunkt für den Wechsel ist meist nach dem Jahresabschluss oder auf ein neues Geschäftsjahr.
- Ihre Buchhaltungsdaten gehören Ihnen. Der bisherige Treuhänder muss herausgeben, was er für Sie erhalten und erstellt hat.
- Die meisten Lücken entstehen nicht bei den Unterlagen, sondern bei Fristen, Vollmachten und Arbeiten, die halb erledigt sind.
Der richtige Zeitpunkt
Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Am einfachsten gelingt er, wenn der bisherige Treuhänder das abgelaufene Jahr abgeschlossen hat und der neue mit einem sauberen Eröffnungsstand beginnt. Wer mitten im Jahr wechselt, sollte genau festhalten, bis zu welchem Datum der bisherige Treuhänder gebucht und abgerechnet hat.
Rechtlich ist ein Treuhandmandat meist ein Auftrag. Er kann von beiden Seiten jederzeit beendet werden. Bei einer Kündigung zur Unzeit, etwa kurz vor einer Frist, kann allerdings Schadenersatz geschuldet sein. Prüfen Sie deshalb Ihren Mandatsvertrag auf vereinbarte Kündigungsfristen und planen Sie den Wechsel so, dass keine Frist in die Übergabe fällt.
Welche Unterlagen übergeben werden
Der bisherige Treuhänder muss Ihnen herausgeben, was er im Rahmen des Mandats für Sie erhalten und erstellt hat. Dazu gehören typischerweise:
- Jahresrechnungen, Hauptbücher und Saldobilanzen der letzten Jahre
- ein vollständiger Datenexport aus der Buchhaltungssoftware
- Listen der offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen per Übergabedatum
- Anlagenverzeichnis mit Abschreibungen
- MWST-Abrechnungen samt Abstimmungen
- Lohnkonten, Abrechnungen der Sozialversicherungen, Lohnausweise und Quellensteuer-Abrechnungen
- Steuererklärungen, Veranlagungen und laufende Korrespondenz mit den Steuerbehörden
- Verträge, die für die Buchhaltung wichtig sind, etwa Leasing, Darlehen oder Mieten
Fragen Sie nach einem Export in einem gängigen Format. Arbeiten bisheriger und neuer Treuhänder mit unterschiedlichen Programmen, lassen sich Kontenplan und Salden übernehmen, die einzelnen Buchungen der Vorjahre bleiben im Archiv.
Vollmachten und Zugänge
Häufig vergessen werden die Zugänge und Vollmachten. Klären Sie, wo der bisherige Treuhänder als Vertreter eingetragen ist, und ändern Sie das rechtzeitig:
- Vollmacht bei der Steuerverwaltung, damit Verfügungen und Mahnungen an den richtigen Ort gehen
- Zugang zum MWST-Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung
- Ausgleichskasse, Pensionskasse und Unfallversicherung
- Leserechte im E-Banking und Zugänge zur Buchhaltungssoftware
- Postadresse, falls Behördenpost bisher an den Treuhänder ging
Offene Arbeiten und Fristen
Am heikelsten ist der Übergang bei allem, was gerade in Arbeit ist. Halten Sie in einer kurzen Übergabeliste fest:
- bis zu welchem Datum gebucht und abgestimmt ist
- welche MWST-Periode zuletzt abgerechnet wurde
- welche Steuererklärungen eingereicht sind und für welche eine Fristverlängerung läuft, auf wessen Namen
- welche Veranlagungen noch offen sind und ob Einsprachen laufen
- welche Lohnmeldungen für das laufende Jahr noch ausstehen
- welche Abgrenzungen und Rückstellungen der bisherige Treuhänder im letzten Abschluss gebildet hat und weshalb
Checkliste für den Wechsel
Ist Ihre Übergabe vollständig?
Haken Sie ab, was bereits erledigt ist.
Und die Revisionsstelle?
Ist Ihre Gesellschaft revisionspflichtig, ist die Revisionsstelle ein eigenes Mandat, das nicht automatisch mit dem Treuhandmandat endet. Ein Wechsel der Revisionsstelle braucht einen Beschluss der Generalversammlung und einen Eintrag im Handelsregister. Bei einer eingeschränkten Revision darf die Revisionsstelle unter Auflagen auch bei der Buchführung mitwirken. Wer beides beim gleichen Anbieter hat, sollte beim Wechsel beides bewusst regeln.
Wie ich eine Übernahme angehe
Nach einem ersten Gespräch kläre ich mit Ihnen und auf Wunsch direkt mit Ihrem bisherigen Treuhänder, welche Unterlagen, Zugänge und offenen Arbeiten übergeben werden. Ich stimme die Eröffnungsbilanz mit dem letzten Abschluss ab, übernehme die laufenden Fristen und sorge dafür, dass Steuerverwaltung, MWST und Sozialversicherungen die neue Zuständigkeit kennen. Für Sie soll sich der Wechsel möglichst wenig bemerkbar machen.
Igor Pavlovic ist Treuhänder und Revisor in Luzern. Er begleitet Unternehmer und vermögende Privatpersonen in Steuern, Nachfolge und Revision, auch bei Sachverhalten mit Auslandbezug.