Promjena računovodstvenog savjetnika: kako predati posao bez praznina

Pravi trenutak

Promjena je moguća u bilo kojem trenutku. Najjednostavnija je kada je dosadašnji savjetnik zaključio prošlu godinu, a novi počinje s urednom početnom bilancom. Ako mijenjate usred godine, treba točno zabilježiti do kojeg je datuma dosadašnji savjetnik knjižio i predavao prijave.

Pravno je mandat računovodstvenom savjetniku najčešće jednostavan nalog. Svaka ga strana može otkazati u bilo kojem trenutku. Ako se otkaže u nepovoljnom trenutku, primjerice neposredno prije roka, može se dugovati naknada štete. Provjerite u ugovoru o mandatu dogovorene otkazne rokove i planirajte promjenu tako da tijekom predaje ne pada nijedan rok.

Koji se dokumenti predaju

Dosadašnji savjetnik mora predati ono što je za Vas primio i izradio u okviru mandata. To tipično uključuje:

• godišnje zaključke, glavne knjige i bruto bilance za prethodne godine
• potpuni izvoz podataka iz računovodstvenog programa
• popise otvorenih faktura kupaca i dobavljača na dan predaje
• registar dugotrajne imovine s amortizacijom
• obračune PDV-a, uključujući usklađenja
• obračune plaća, obračune socijalnih osiguranja, potvrde o plaći i obračune poreza po odbitku
• porezne prijave, rješenja i tekuću korespondenciju s poreznom upravom
• ugovore važne za računovodstvo, poput leasinga, zajmova ili najmova

Zatražite izvoz u uobičajenom formatu. Ako dosadašnji i novi savjetnik koriste različite programe, mogu se prenijeti kontni plan i salda, dok pojedinačna knjiženja prethodnih godina ostaju u arhivi.

Punomoći i pristupi

Pristupi i punomoći često se zaborave. Saznajte gdje je dosadašnji savjetnik registriran kao Vaš zastupnik i to pravodobno promijenite:

• punomoć kod porezne uprave, kako bi rješenja i opomene stizali na pravo mjesto
• pristup portalu za PDV Savezne porezne uprave
• kasa za naknade, mirovinski fond i osiguravatelj od nezgode
• pristup e-bankarstvu za čitanje i pristup računovodstvenom programu
• poštanska adresa, ako je službena pošta dosad išla savjetniku

Otvoreni poslovi i rokovi

Prijelaz je najosjetljiviji za sve što je upravo u tijeku. Sljedeće zabilježite u kratkom popisu za predaju:

• do kojeg su datuma knjige proknjižene i usklađene
• koje je razdoblje PDV-a posljednje prijavljeno
• koje su porezne prijave predane, za koje teče produljenje i na čije ime
• koja su rješenja još otvorena i jesu li u tijeku prigovori
• koje prijave plaća za tekuću godinu još nedostaju
• koja je razgraničenja i rezerviranja dosadašnji savjetnik napravio u posljednjem godišnjem zaključku i zašto

Kontrolni popis za promjenu

Kontrolni popis

Je li Vaša predaja potpuna?

Označite što je već obavljeno.

Mandat je pisano otkazan, s jasnim datumom završetka. Zabilježeno je do kojeg su datuma knjige proknjižene i prijave predane. Izvoz podataka i svi dokumenti prethodnih godina su dostupni. Punomoći kod porezne uprave, za PDV i kod socijalnih osiguranja su ažurirane. Svi tekući rokovi i produljenja su poznati. Otvorena rješenja i prigovori su predani. Novi savjetnik uskladio je početnu bilancu s posljednjim godišnjim zaključkom.

A revizor?

Ako Vaša tvrtka podliježe reviziji, revizor ima zaseban mandat koji ne završava automatski s mandatom računovodstvenog savjetnika. Promjena revizora zahtijeva odluku glavne skupštine i upis u trgovački registar. Kod ograničene revizije revizor uz određene uvjete smije sudjelovati i u vođenju knjiga. Ako su oba posla kod istog pružatelja, pri promjeni treba svjesno urediti oba.

Kako pristupam preuzimanju

Nakon prvog razgovora s Vama, a po želji i izravno s Vašim dosadašnjim savjetnikom, razjašnjavam koji se dokumenti, pristupi i otvoreni poslovi predaju. Usklađujem početnu bilancu s posljednjim godišnjim zaključkom, preuzimam tekuće rokove i brinem se da porezna uprava, ured za PDV i socijalna osiguranja znaju tko je sada nadležan. Za Vas bi promjena trebala proći što neprimjetnije.