Die Schweizer Tochtergesellschaft: Was nach der Gründung auf Sie zukommt
Die Tochtergesellschaft ist im Handelsregister eingetragen, das Kapital einbezahlt. Jetzt beginnt der Alltag: Zahlungen, Löhne, Mehrwertsteuer und Zahlen, die sowohl dem Schweizer Recht als auch der Muttergesellschaft genügen müssen.
- Mit dem Eintrag im Handelsregister beginnt die eigentliche Arbeit: Bankkonto, Anmeldungen, Buchhaltung, Löhne und Steuern müssen von Anfang an nach Schweizer Regeln laufen.
- Die Muttergesellschaft braucht ihre Zahlen meist nach eigenem Kontenplan und eigenen Fristen. Das lässt sich mit der Schweizer Buchhaltung gut verbinden, wenn es früh geplant wird.
- Leistungen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft brauchen schriftliche Verträge und marktübliche Preise. Sonst drohen Korrekturen durch die Steuerverwaltung.
Die ersten Wochen nach dem Eintrag
Sobald die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, gibt die Bank das einbezahlte Kapital frei. Jetzt sollten einige Grundlagen stehen, bevor die ersten Rechnungen und Löhne fliessen:
- Zahlungsverkehr: Wer darf Zahlungen freigeben, allein oder zu zweien? Eine Kollektivunterschrift zu zweien ist für Tochtergesellschaften oft sinnvoll, weil die Muttergesellschaft so die Kontrolle behält.
- Mehrwertsteuer: Die Anmeldung ist Pflicht, sobald der Umsatz 100’000 Franken pro Jahr erreicht. Eine freiwillige Anmeldung ab dem ersten Tag kann sich lohnen, damit die Vorsteuer auf den Startinvestitionen zurückgefordert werden kann.
- Sozialversicherungen: Mit dem ersten Mitarbeiter braucht es einen Anschluss an eine Ausgleichskasse, eine Unfallversicherung und eine Pensionskasse.
- Versicherungen und Verträge: Betriebshaftpflicht, Mietvertrag, IT und alles, was die Tochtergesellschaft im eigenen Namen abschliesst.
Buchhaltung: Schweizer Recht und Konzernreporting
Die Tochtergesellschaft führt ihre Buchhaltung nach Schweizer Obligationenrecht. Die Muttergesellschaft will die Zahlen aber in ihrem eigenen Format sehen, oft nach IFRS, US GAAP oder dem Recht ihres Landes und in ihrer Währung. Beides lässt sich verbinden:
- Der Kontenplan der Tochtergesellschaft wird so aufgebaut, dass sich jedes Konto eindeutig dem Konzernkontenplan zuordnen lässt.
- Unterschiede zwischen Schweizer Abschluss und Konzernabschluss, etwa bei Abschreibungen oder Rückstellungen, werden in einer Überleitung festgehalten.
- Buchführung und Jahresrechnung sind auch in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Fremdwährung möglich, etwa in Euro oder Dollar. Seit 2023 gilt das auch für das Aktien- oder Stammkapital.
Löhne und Mitarbeiter
Die Lohnadministration ist in der Schweiz einfacher als in vielen anderen Ländern, hat aber ihre eigenen Regeln. Dazu gehören die Abzüge für AHV, IV, EO und Arbeitslosenversicherung, die Pensionskasse ab einem Jahreslohn von 22’680 Franken, die Unfallversicherung und am Jahresende der Lohnausweis. Für Mitarbeiter ohne Niederlassungsbewilligung zieht der Arbeitgeber zudem die Quellensteuer vom Lohn ab und rechnet sie mit dem Kanton ab.
Werden Mitarbeiter aus der Muttergesellschaft in die Schweiz geschickt, ist früh zu klären, wo sie sozialversichert sind, wo ihr Lohn besteuert wird und welche Gesellschaft die Kosten trägt.
Leistungen innerhalb der Gruppe
Zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft fliessen fast immer Leistungen: Management, IT, Lizenzen, Warenlieferungen oder Darlehen. Die Steuerverwaltung erwartet, dass diese Leistungen zu Preisen verrechnet werden, die auch unabhängige Dritte vereinbaren würden. Liegt der Preis zu tief oder zu hoch, kann sie den Gewinn korrigieren und die Differenz als verdeckte Gewinnausschüttung behandeln, mit Verrechnungssteuer.
In der Praxis heisst das:
- schriftliche Verträge für alle wiederkehrenden Leistungen innerhalb der Gruppe
- eine nachvollziehbare Methode für die Preise, bei reinen Dienstleistungsgesellschaften oft ein Kostenaufschlag
- für Darlehen marktübliche Zinsen, die Eidgenössische Steuerverwaltung veröffentlicht dafür jedes Jahr Richtwerte
- regelmässige Abstimmung der Konzernsalden, damit beide Seiten dieselben Beträge zeigen
Das erste Jahr im Überblick
| Wann | Was |
|---|---|
| Jeden Monat | Buchhaltung, Lohnlauf, Bankabstimmung, Reporting an die Muttergesellschaft |
| Jedes Quartal | MWST-Abrechnung, Abstimmung der Konzernsalden, Zwischenabschluss |
| Januar | Lohnausweise und Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen |
| Nach Geschäftsjahresende | Jahresabschluss nach Schweizer Recht, Überleitung auf den Konzernabschluss |
| Innerhalb von sechs Monaten | Generalversammlung mit Genehmigung der Jahresrechnung |
| Nach Frist des Kantons | Steuererklärung der Gesellschaft |
Jahresabschluss, Revision und Ausschüttungen
Am Ende des Geschäftsjahres erstellt die Tochtergesellschaft eine Jahresrechnung nach Schweizer Recht. Ob sie revidiert werden muss, hängt von der Grösse ab. Kleine Gesellschaften mit höchstens zehn Vollzeitstellen können auf die Revision verzichten, wenn die Muttergesellschaft als Aktionärin zustimmt. Viele Gruppen lassen trotzdem eine Revision durchführen, weil ihr Konzernprüfer sie verlangt.
Schüttet die Tochtergesellschaft Gewinn an die Muttergesellschaft aus, fällt grundsätzlich die Verrechnungssteuer von 35 Prozent an. Je nach Doppelbesteuerungsabkommen kann sie reduziert werden oder ganz entfallen, oft im Meldeverfahren statt über eine Rückerstattung. Das Verfahren muss rechtzeitig beantragt werden.
Wie ich Sie unterstütze
Ich richte Buchhaltung, MWST und Lohnadministration der Tochtergesellschaft ein und übernehme die laufende Betreuung im vereinbarten Umfang: Monatsabschlüsse, Reporting an die Muttergesellschaft, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Generalversammlung. Mit der Konzernbuchhaltung und Ihren Steuerberatern im Ausland stimme ich mich direkt ab, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Kroatisch.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Igor Pavlovic ist Treuhänder und Revisor in Luzern. Er begleitet Unternehmer und vermögende Privatpersonen in Steuern, Nachfolge und Revision, auch bei Sachverhalten mit Auslandbezug.