Die erste Anstellung: Lohn, Sozialversicherungen und was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Vor dem ersten Arbeitstag

1. Ausgleichskasse: Melden Sie sich als Arbeitgeber bei der kantonalen Ausgleichskasse oder bei der Ausgleichskasse Ihres Branchenverbands an. Sie rechnet AHV, IV, EO, Arbeitslosenversicherung und Familienzulagen ab.
2. Unfallversicherung: Jeder Angestellte muss gegen Berufsunfälle versichert sein. Wer mindestens acht Stunden pro Woche bei Ihnen arbeitet, ist auch gegen Nichtberufsunfälle versichert. Je nach Branche ist die Suva zuständig, sonst wählen Sie einen privaten Versicherer.
3. Pensionskasse: Bei einem Jahreslohn über 22’680 Franken ist die berufliche Vorsorge obligatorisch. Sie schliessen sich einer Sammelstiftung oder einer Verbandslösung an.
4. Krankentaggeld: Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Ohne Versicherung bezahlen Sie bei Krankheit den Lohn während einer begrenzten Zeit selbst weiter.
5. Quellensteuer: Bei ausländischen Mitarbeitern ohne Niederlassungsbewilligung ziehen Sie die Steuer vom Lohn ab und melden sie dem Kanton. Ausgenommen sind Personen, die mit einem Schweizer oder einem Inhaber der C-Bewilligung verheiratet sind.

Was ein Lohn wirklich kostet

Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberbeiträge. Ein Beispiel für einen 40-jährigen Mitarbeiter mit einem Bruttolohn von 80’000 Franken:

AHV, IV, EO (5,3 %)

4’240 Fr.

Arbeitslosenversicherung (1,1 %)

880 Fr.

Familienausgleichskasse (Annahme 1,5 %)

1’200 Fr.

Pensionskasse, Arbeitgeberanteil der Altersgutschrift (5 % auf 53’540 Fr.)

2’677 Fr.

Unfall-, Krankentaggeld- und Risikoprämien, Verwaltungskosten (Annahme)

rund 1’000 Fr.

Arbeitgeberkosten zusätzlich zum Bruttolohn

rund 10’000 Fr.

Der versicherte Lohn in der Pensionskasse ist hier der Bruttolohn abzüglich des Koordinationsabzugs von 26’460 Franken. Die gesetzliche Altersgutschrift beträgt in diesem Alter 10 Prozent, der Arbeitgeber trägt mindestens die Hälfte. Die Sätze der Familienausgleichskasse und die Versicherungsprämien hängen von Kanton, Branche und Vertrag ab. Rechnen Sie für die Budgetierung mit 12 bis 14 Prozent zusätzlich zum Bruttolohn, bei älteren Mitarbeitern mit mehr.

Rechner

Was kostet Sie ein Lohn?

Werte 2026. Die Sätze der Familienausgleichskasse und die Prämien hängen von Kanton, Branche und Vertrag ab und lassen sich anpassen.

Bruttolohn pro Jahr (Fr.) Alter des Mitarbeiters25 bis 3435 bis 4445 bis 5455 bis 65 Familienausgleichskasse (%) Übrige Prämien und Kosten (%)

Arbeitgeberkosten zusätzlich

Gesamtkosten pro Jahr

Jeden Monat und jedes Jahr

• Lohnabrechnung: Jeder Mitarbeiter erhält eine Abrechnung mit Bruttolohn, allen Abzügen und dem Nettolohn.
• Akontozahlungen: Die Ausgleichskasse stellt provisorische Beiträge in Rechnung, meist monatlich oder quartalsweise, auf Basis der gemeldeten Lohnsumme.
• Lohndeklaration: Nach Jahresende melden Sie der Ausgleichskasse bis zum 30. Januar und der Unfallversicherung die effektiven Löhne. Danach wird abgerechnet. Der Pensionskasse melden Sie dagegen beim Eintritt und zu Beginn jedes Jahres den massgebenden Jahreslohn.
• Lohnausweis: Zu Beginn des Folgejahres erhält jeder Mitarbeiter einen Lohnausweis für die Steuererklärung.
• Lohnsumme anpassen: Steigt die Lohnsumme stark, melden Sie das der Ausgleichskasse. Sonst folgt eine grosse Nachzahlung mit Verzugszins.

Teilzeit, Stundenlohn und Aushilfen

Auch bei kleinen Pensen gelten die Sozialversicherungen ab dem ersten Franken. Eine Ausnahme gibt es nur für geringfügige Löhne bis 2’500 Franken pro Jahr und Arbeitgeber: Dort werden AHV-Beiträge nur auf Verlangen der Mitarbeiter abgerechnet. Für Hausangestellte und einige Kulturberufe gilt diese Ausnahme nicht.

Bei Stundenlöhnen müssen Ferien- und Feiertagsentschädigung separat und klar ausgewiesen werden, sonst gelten sie als nicht bezahlt. Und wer weniger als acht Stunden pro Woche arbeitet, ist nur gegen Berufsunfälle versichert. Für Unfälle in der Freizeit ist dann die eigene Krankenkasse zuständig.

Häufige Fehler

• Spesenpauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement, die bei einer Kontrolle als Lohn gelten
• Private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs, die nicht im Lohnausweis steht
• Im Betrieb mitarbeitende Familienmitglieder ohne korrekte Anmeldung bei den Sozialversicherungen
• Teilzeitpensen mit mehreren Arbeitgebern, bei denen die Pensionskassenpflicht falsch beurteilt wird
• Kein schriftlicher Arbeitsvertrag mit klaren Regeln zu Arbeitszeit, Ferien und Kündigung

So bleibt es einfach

Für ein bis drei Mitarbeiter lohnt sich eine eigene Lohnsoftware selten. Viele Buchhaltungsprogramme haben ein Lohnmodul, oder die Lohnadministration wird ausgelagert. Wichtig ist, dass Lohn, Buchhaltung und Sozialversicherungen am Jahresende übereinstimmen. Diese Abstimmung prüft auch die Revisionsstelle und bei einer Arbeitgeberkontrolle die Ausgleichskasse.